6 lutego 2023 roku w Dzienniku Ustaw RP ogłoszona została ustawa wprowadzająca liczne zmiany w prawie pracy dotyczące między innymi możliwości świadczenia pracy zdalnej oraz wprowadzające prawo pracodawcy do kontroli trzeźwości wszystkich pracowników. Mimo że zasadniczo ustawa wejdzie w życie już 21 lutego 2023, to najistotniejsze zmiany w zakresie pracy zdalnej zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023 roku.

1. Możliwość świadczenia pracy zdalnej

Zgodnie z przyjętą ustawą, praca zdalna będzie mogła być wykonywana:

• w wyniku porozumienia stron umowy o pracę – zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia.

• na polecenie pracodawcy:

• w przypadku obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego czy stanu epidemii lub

• gdy z powodu działania siły wyższej pracodawca nie jest w stanie zapewnić odpowiednich warunków pracy,

• w wyniku obowiązkowego uwzględnienia wniosku:

• pracownika będącego rodzicem dziecka nieuleczalnie chorego czy ciężko upośledzonego,

• pracownicy w ciąży,

• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,

• pracownika sprawującego opiekę nad inną osobą posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności.

Ustawa przewiduje przypadki, w których uwzględnienie wniosku pracownika nie jest konieczne (gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika), a także listę prac, które nie są objęte pracą zdalną.

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca poinformuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

2. Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej

W każdym przypadku wykonywania pracy zdalnej na pracodawcy ciążyć będą dodatkowe obowiązki informacyjne. Zasady wykonywania pracy zdalnej określone powinny być:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,

• w regulaminie:

• w przypadku gdy w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do jego zawarcia z zakładową organizacją związkową,

• po konsultacjach z przedstawicielami pracowników, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe,

• w porozumieniu zawartym z pracownikiem albo w wydanym przez pracodawcę poleceniu, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin.

Ustawa ustala katalog niezbędnych elementów, które powyższe dokumenty powinny zawierać.

3. Nowe obowiązki pracodawcy dotyczące narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy

Pracodawca zostanie wyraźnie zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi niezbędnych materiałów i narzędzi pracy,

• zapewnienia pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia kosztów związanych z tymi czynnościami i eksploatacją narzędzi pracy,

• pokrycia kosztów związanych ze zużyciem energii elektrycznej oraz z korzystaniem z usług telekomunikacyjnych,

• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu.

W przypadku gdy strony ustalą zasady wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę, pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Co ważne, pokrycie wyżej wymienionych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, wypłata ekwiwalentu czy zastępująca ją wypłata ryczałtu nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

4. Kontrola wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca uzyska wyraźne uprawnienie do przeprowadzania, na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu, kontroli:

• wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,

• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.

Kontrola ta przeprowadzana ma być w porozumieniu z pracownikiem w godzinach i miejscu wykonywania pracy i nie może naruszać prywatności pracownika ani utrudniać mu korzystania z pomieszczeń domowych.

5. Zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną

Ustawa wprowadza również szereg zasad związanych z niedyskryminowaniem pracownika wykonującego pracę zdalnie. Zgodnie z przyjętą ustawą, pracownik taki nie może być z tego powodu w jakikolwiek sposób dyskryminowany czy traktowany mniej korzystnie. Pracodawca powinien mu również umożliwić przebywanie na terenie zakładu pracy, korzystanie ze znajdujących się tam pomieszczeń oraz kontakt z innymi pracownikami.

6. Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W takim wypadku nie będzie konieczne istnienie regulaminu ani porozumienia wyznaczającego zasady odbywania pracy zdalnej. Szczegóły dotyczące między innymi kontroli wykonywania pracy zdalnej będą ustalone bezpośrednio z pracownikiem.

Kontakt:

dr Ewa Boryczko

Radca prawny

Partner w kancelarii BSJP | bnt

T + 48 22 279 31 00

M +48 501 106 273

ewa.boryczko@bsjp.pl

Aleksandra Wylecioł

Radca prawny

Associate w kancelarii BSJP | bnt

T + 48 32 253 68 77

M + 48 883 363 287

aleksandra.wyleciol@bsjp.pl